Convention Know-How 특별 연재 03호

September, 2014

행사장 선정 이후 고려사항

행사지역과 장소가 선정 되었다면 그 다음은 어떤 일들이 이루어져야 할까?
다음단계에서는 동시에 여러 가지 사항들이 기획되어야 하는 시기다.
수입/지출예산을 수립, 행사전체의 컨셉을 기획, 학술프로그램의 Theme과 Topic 결정 등 각각의 업무를 구체화하여야 한다. 그 에 따라 조직위원회도 세분화한 각 위원회로 업무가 시작된다. 여기서부터 PCO의 업무협조가 본격적으로 진행된다.

Hint 1. PCO 선정 시 절차
전체 행사를 믿고 맡길 PCO를 선정하는 일은 쉬운 일이 아니다. 우선 이미 선정된 조직위원들이 각자 알고 일해본 경험이 있는 PCO가 있을 수도 있다. 하지만 이들 중, 어느 업체를 어떻게 선정할 것인가? 우선 공개 제안서 발표회를 개최하여 공정하게 PCO를 선정하는 방법을 설명해보겠다.
일단 조직위원회에서 간단하게라도 제안요청서를 작성해본다. 전문화된 PCO는 행사제안을 요청할 때 규격화된 제안요청서를 필요로 한다. 제안요청서에 들어갈 항목들은 다음과 같다.
  • 행사명, 일시, 장소, 참가자 규모, 참가국수, 행사의 유치배경, 회의의 목적 등
  • 주제 및 프로그램 구성내용 (학술과 이벤트, 사교행사 등)
  • 초청연자 수와 국적 등 (항공을 제공할 경우 국적에 따라 항공요금이 큰 차이를 보임.)
  • 학술발표의 동시발표 공간의 수, 포스터 수 (발표장이 몇 개가 필요한지?)
  • 대략적인 예산규모 등
  • 제안설명회 개최 진행여부 (PCO 업체들을 모아놓고 행사에 대해 설명하고 질문도 받는 설명회)
  • 제안서 마감 일시 및 제출방법, 제안서 발표회 일시/장소
(참고로, 한국PCO협회에서는 ‘한국PCO협회 권고 표준 제안요청서(RFP)’를 안내하고 있으며, 협회 홈페이지에서 다운 받을 수 있다.)

이렇게 제안요청서를 작성하여 PCO에 연락하면 PCO들이 행사전체에 대해 이해하기가 수월해진다. 그 다음은 조직위원들이 알고 있는 PCO업체에 연락해서 제안요청서를 전달하거나 한국PCO협회나 한국MICE산업협회 등에 입찰공고를 하거나 추천을 받으면 된다. 이런 과정으로 PCO업체가 선정 되었다면 앞으로 설명할 과정도 손쉬워 질 것이다.

예산 수립하기

행사준비에 가장 기초적이고 중요한 부분 중에 하나가 예산수립이다. 여기서 말하는 예산은 수입과 지출 총괄 예산을 의미한다. 지출예산에는 행사장 임대료, 식음료, 초청비, 기자재임차료, 통번역료, 홍보비, 인쇄제작비, 현장인건비, PCO 기획인건비와 대행료 등이 들어간다. 지출예산에는 모든 항목을 꼼꼼하게 적어보는 것이 좋다. 수입과 비교해 적자가 나는 행사를 할 수는 없기 때문이다. 주최측에서 별도의 예산으로 나가는 지출금액이라도 할지라도 모든 항목을 적어보는 것이 좋다. 전체 행사 금액을 파악하는데 중요한 자료가 될 것이다. 예비비(3~5%)를 일정금액 포함해 둔다면 예측 못한 상황에 지출하는 비용에 대응하기 용이해진다. 수입예산에는 등록비(조기등록, 사전등록, 현장등록 등), 후원금, 각종 시나 단체의 국제회의 지원금, 주최측의 준비금뿐만 아니라 전시부스 판매비, 각종 후원사 광고비 등이 속한다.

전체 프로그램 구성

전체 프로그램을 구성하는 것 또한 지출 예산과 밀접한 관계가 있어 함께 기획이 되어야 한다. 전체 프로그램에는 개회식 및 총회, 학술행사, 사교행사, 투어 등이 있는데 일정이 정해져야 행사장 임대일수나 공간이 정해진다. 특히 학술프로그램은 어떤 발표를 어떤 방에 구성하느냐로 프로그램을 짜며 공간에 들어갈 참가자 수가 정해지므로 학술위원회와 협의를 통해 결정해야 하다. 전차 대회가 있다면 이때의 프로그램 일정을 참고하는 것이 기본적인 방법이며 초반에 대략적인 동시세션 수(학술발표 동일시간에 동시에 열리는 학술공간 수)만 가지고 전체일정만 정해서 행사장 전체를 블록 하기도 한다. 세부적인 공간 사용은 행사 1년전 계약을 진행해야 할 시기에 확정 하기도 한다. 프로그램이 짜여진 후에는 학술세션 별로 초청 연자를 초청하고 연자 및 좌장을 구성하고 순으로 업무가 진행된다.

홍보 시작하기

조직위원회 구성 시기에 홍보위원회가 구성되어 의견이 수렴된다면 더욱 좋겠지만 초반에 그럴 여력이 없다면 PCO만의 도움으로 홍보계획을 수립해야 한다. 일정 별로 어떤 홍보를 어떻게 진행할 것인지에 따라 대회 엠블럼, 포스터, 브로셔, 홈페이지, 웹메일, SNS, 언론 보도자료 배포 등이 해당 된다. 이러한 홍보진행을 위해서는 대상이 선정되어야 하는데 전차대회가 있다면 주최측에 전년대회 참가자의 리스트를 받고 대상참가자의 성향, 소속, 분야에 따라 DB를 개별적으로 조사하거나 유사행사의 참가자, 발표자 리스트를 인터넷에서 검색하여 DB를 하나씩 만들어가기도 한다. 행사의 흥패를 가늠하는 중요한 업무이니만큼 초반 계획으로 DB 작업이 제대로 이뤄져야 하며 PCO의 체계적인 능력이 발휘 되는 분야이기도 하다.

다음 호에는 PCO 선정 시 유의사항에 대해 알아 볼 예정이다.