Hint 1. 지역선정과 컨벤션센터

행사지역의 컨벤션센터나 각 지역의 컨벤션뷰로을 통해서 다양한 혜택을 제시 받을 수 있다. PCO를 통해 몇 개 지역의 견적서를 받고 추가 혜택의 제안서를 요청하면 일정시기가 지난 후 조직위원회가 모인 자리에서 장소선정을 위한 공개PT를 요청하는 자리를 만들 수 있다. 이렇게 하면 그때까지 각 지역에서 약속한 구두지원 약속들이 좀더 구제적인 문서의 형태로 제출될 것이다.

우선 장소를 선정하기 위해서는 행사장소, 주변숙박, 교통, 주변관광지, 물가, 기후 등 행사를 진행하기 위한 여러 가지 정보사항을 고려해야만 한다. 조직위원회에선 기본적으로 대도시위주로 생각할 것이다. 국내뿐만 아니라 외국에서 오는 참가자를 고려한다면 교통이 최우선 되어야 하기 때문이다. 한국에 들어와 내륙교통(버스나 기차, 국내 항공)을 이용하여 또 이동해야 한다는 것은 참가자나 조직위원회 입장에서는 여간 부담스러운 일이기 때문이다.
하지만 행사의 성격에 따라 교통의 부담을 안고서라도 다른 목적의 효과가 더 크다면 다른 지방도 생각해볼 만 하다. 가령, 제주의 관광여건 등이 행사 성격에 따라 주요한 고려사항이 될 수 있다. 이렇게 몇 개 지역을 가선정 하여 제안을 요청하고 이 과정에서 여러 가지 혜택(경제적, 물적, 인적)을 비교하여 요청한다면 결과적으로 행사장 선정작업을 통해서 큰 도움을 받을 수 있다. 또한 행사의 참가가 규모가 클수록, 외국인 참가인원이 많을수록 협상 카드는 늘어나게 된다.

하지만! 국제회의는 컨벤션센터에서만 진행되는 것이 아니다. 그 지역의 유명호텔, 대학교 등에서도 진행할 수 있다.

Hint 2. 호텔

호텔에서 국제회의를 진행할 때는 예약부터 애를 먹을 수 있다. 보통의 호텔들이 국제회의 보다는 결혼식, 돌잔치 행사를 더 선호하기 때문이다. 같은 공간을 쓰는 행사라면 행사가 심플하고 매출이 더 좋은 예식행사를 더 선호한다. 서울과 대도시로 올수록 이러한 경향은 커진다. 단 숙박이 많은 경우에는 호텔에서도 국제회의를 고려하게 된다. 예식행사보다는 국제회의가 객실판매가 훨씬 더 많은 건 분명하기 때문이다. 일부 호텔에서는 주말을 낀 국제회의의 경우 아예 예약을 안받기도 하기 때문에 호텔에서 행사를 진행하기로 확정을 했다면 계약서를 작성하는 편이 확실하다.

Hint 3. 대학교, 혹은 그외 장소

컨벤션센터와 호텔이 아닌 곳에서의 국제회의는 어떨까? 물론 컨벤션센터나 호텔이 아닌 곳에서 행사를 치를 때 장소대관비용과 식음료 비용이 절약이 될 수 있다. 하지만 인근 숙박가능 호텔의 수량과 수준(지방으로 갈수록 대학가 주변의 호텔 수준은 예측이 가능하다)을 고려해야 할 뿐만 아니라 숙박지에서 행사장(대학교)까지의 참가자 수송과 만찬 행사 시 이동 교통비 또는 출장 연회 케이터링 비용 등이 추가될 수 있기 때문에 선정에 신중을 기해야 한다.
하지만 무엇보다도 대학교에서 행사 시, 가장 큰 문제점은 행사장소가 광범위 해짐에 따라 행사 주최측의 통제를 어렵게 한다는 것에 있다. 대학 캠퍼스에서 행사 시 참가자들의 집중도가 흐트러져 통제와 모집, 공지 등이 어려워 진다. 또한 행사장소(강당, 세미나실 등)의 관리 책임자들이 호텔처럼 협조를 해주지는 않는다. 사용시간 및 세팅시간, 장비지원 등의 큰 제약이 있기 때문에 진행상 현장에서 큰 어려움을 겪기도 한다.

학교 이외의 장소로 고궁이나 미술관등을 생각할 수도 있겠으나 전체 행사진행을 위해서라기 보다는 만찬과 같은 연회와 같은 프로그램에 추천한다. 고궁은 국가에서 관리하는 장소기 때문에 어지간한 국가행사가 아니고선 연회진행이 불가하다. 하지만 고궁을 원하시는 분이 계시다면 고궁을 비슷하게 연출한 영화촬영세트를 임대하여 분위기를 내는 것도 방법이라 할 수 있겠다. 유명 미술관 또한 본래의 목적이 국제회의가 아닌 이상 고풍스런 분위기를 위해 각종 회의나 연회를 하는 것은 불가능 하다. 장소의 책임자가 누구인지에 따라 예외의 경우가 생길 수 있겠지만 원래의 목적에서 벗어난 사용은 금지하는 하는 것이 원칙이라고 보면 정확하다.
별도의 임대를 위한 회의공간이 있다 하더라도 점점 사용규제가 강화되고 있는 추세다. 지방의 관람자가 적은 특수목적의 미술관들(종교관련, 특정 개인미술관)만이 미술관 내에서 회의나 연회를 허가하는데 주최측의 구미를 당길지는 미지수다.

이번 호에서는 행사 준비를 위한 행사장 선정에 대한 노하우를 다루어보았다. 다음 호는 행사장 선정 이후 진행되어야 할 고려사항에 대해서 알아보도록 하자.

기획2팀 유병훈 차장