양궁 경기에서 표적의 한가운데를 맞혔을 때를 (보통 카메라 렌즈를 맞혔을 때) ‘Perfect Gold’ 라고 합니다. 이번 2020 대한내시경복강경외과학회/ 한국외과로봇수술학회 공동 국제 학술대회 (이하, KSELS 2020 & KAROS Congress)도 2020년은 보다 더 큰 목표를 달성해보자는 의미로 ‘Towards Perfect Gold’를 슬로건으로 정하여 야심찬 행보로 행사를 준비하고 있었습니다. 작년은 유례없이 해외 참가자가 배로 늘어났을 뿐 아니라 2020년은 국제 심포지엄으로 개최한지 10주년이 되는 해이기도 했고, 한국외과로봇수술학회와도 처음으로 공동 개최를 하는 해였기 때문에 행사에 대한 모두의 기대감이 그 어느때보다 높던 해이기도 하였습니다.

그러나 전 세계에 불어 닥친 Covid-19 로 4월에 개최될 예정이었던 우리 대회도 1차적으로 일정이 연기되었는데, 이후 직접 대면하여 만날 수 없는 상황이 지속됨에 따라 불가피하게 대회의 형식 또한 바뀌어야만 했습니다. 모든 대회 준비 사무국팀이 그랬겠지만 갑작스럽고 예측할 수 없는 상황에 직면하면서 대회의 방향과 형식을 정하는 것이 가장 시급하였습니다. 당시 국내 많은 대회들은 하이브리드 형태, 즉, 연자와 좌장은 현장에 직접 오셔서 실시간으로 강의/토론을 하고 그 모습을 촬영/ 중계하여 국내/외 참가자들이 볼 수 있게 하는 형태로 진행하는 것이 대부분이었는데 우리 조직위원회에서는 소규모라도 대면으로 만나는 것에 대한 우려가 여전히 있다고 판단하여 행사를 온라인으로만 진행하고 모든 강의, 전시, 인터렉티브한 액티비티를 만나지 않고 하는 방향으로 결정을 하였습니다. 국내에서는 이런 포맷으로 개최한 행사가 거의 없었지만, 해외에서는 대부분의 학회가 온라인으로만 진행을 하고 있었기 때문에 해외 대회들을 주로 벤치마킹하여 대회의 방향성을 조금씩 잡을 수 있었습니다.

300여편 되는 모든 강의의 녹화본 파일을 사전에 접수 받았습니다. 대신 인터렉티브한 토론의 장은 만들어 줘야한다는 의견으로 60개 세션 모두 녹화본 상영 후에는 ZOOM을 이용한 실시간 LIVE Q&A를 진행하였습니다. E-POSTER 또한 사전에 모든 파일을 접수 받아 대회 기간동안 열람 가능하게 하고 저자에게 댓글 혹은 좋아요 등을 눌러 소통할 수 있는 기능을 마련하였습니다. E- BOOTH 운영 혜택 부분이 가장 큰 고민이었는데 100% 현장감을 재현할 수는 없지만 시각적으로라도 부스의 형태를 갖추고 기존 오프라인에서 진행하였던 방문 도장 이벤트도 동일하게 실현을 함으로써 더 많은 참가자가 개별로 방문하고 자료도 확인하고 글도 남길 수 있도록 하여 사후 각 참여사에게 정보를 전달하였습니다. 우려되었던 다른 또 한가지는 영상 송출 부분이었는데, 올해 야심차게 신설되었던 4K 영상 송출에 대한 문제였습니다. 각자의 개인 pc로 대회를 참여하시는 것이었기 때문에 4K를 그대로 보실 수는 없지만 스트리밍 이후에 4K영상을 그대로 보실 수 있도록 vimeo에 원본 영상을 오픈하여 원본 그대로를 즐기실 수 있도록 안내하였습니다.

결과적으로 이번 대회에서는 44개국에서 약 1,021명이 참가해주셨고, 그중 해외에서도 350여명이 참여해 주셨습니다. 전체 참가자 수도 작년 대회보다 200명 이상 늘어났을 뿐 아니라, 해외 참가자 수도 2배 이상 늘어났습니다. 학회 기간 동안 실시간으로 질의 응답에 참여해주신 국내/외 연자와 좌장 선생님들도 160 여명 정도 됩니다. 이벤트에 공을 들인 학회이다 보니 런천 심포지엄에 식사대접을 못하는 대신 시청해주신 모든 분들께 스타벅스 커피 혹은 아마존 쿠폰 지급, 또 마지막 세션 종료 후에는 경품 추첨을 통해 hot한 경품도 지급되었습니다. : )
걱정하며 준비한 것 이상의 결과를 얻게 되어 모두 만족한 학회를 만들 수 있었습니다.

모두가 빠른 시일 내에 마스크를 벗고 안전하게 함께 모일 수 있는 날이 오길 바라며.. 모든 상황에도 불구하고, 내년도대회의 성공을 다시 한번 기원해봅니다! Perfect Gold!